Foco além das ferramentas de produtividade
Quem nunca leu algumas dicas de produtividade, implantou algumas, começou a performar melhor e quando percebeu havia regredido à estaca zero? Ou pior, estava com menos foco e energia do que antes.
Se concentrarmos isoladamente apenas nas tarefas e tentarmos implantar as ferramentas e técnicas de produtividade, muito provavelmente não manteremos por muito tempo. A produtividade e a qualidade de execução estão diretamente ligadas ao foco aplicado na tarefa. A capacidade de foco é como um músculo que durante o dia vai perdendo a sua capacidade. Podemos fazer um comparativo a uma bateria de celular que começa o dia em 100% (quando lembramos de carregar) e reduz gradativamente. Algumas pessoas têm uma capacidade de bateria maior enquanto outras menor.
A solução é a criação de um sistema personalizado a cada pessoa que permita o máximo de clareza possível, separando o essencial do ruído. Isso é foco!
CRIANDO UM SISTEMA QUE PERMITA O AUMENTO DO FOCO
- Ter mais claro quanto possível a sua intenção de vida (seu direcionamento)
- Ter um objetivo maior. Uma prioridade
- Definir a coisa mais importante do dia e executá-la
- Aprender a dizer não e cortar distrações
- Criar momentos de descanso e reflexão
- Utilizar algumas técnicas e ferramentas para impulsionar a produtividade
1) Ter mais claro quanto possível a sua intenção de vida (seu direcionamento)
Nem todo mundo precisa ser milionário ou mesmo reconhecido em sua área de atuação. Você precisa identificar o que te faz se sentir mais útil e em sintonia com a sua própria essência (dentro do artigo mencionaremos algumas ações úteis para buscar esse autoconhecimento). É claro, você pode buscar o desenvolvimento dos seus pontos fracos, porém o principal é respeitar a sua individualidade. Ninguém precisa ser uma máquina de produzir. O que você pode e deve é identificar o direcionamento da sua vida.
Quando você encontra essa essência você começa a perceber e evitar ações através do ego — mais preocupado em parecer do que ser —. Você passa a entender o porquê faz determinadas ações. Escolhendo melhor as ações você consegue executá-las da melhor maneira possível.
“Existe arte em remover o entulho e focar no que mais importa. É simples e transferível. Só requer a coragem de seguir um caminho diferente” — George Anders
2) Ter um objetivo maior. Uma prioridade
O próximo ponto é definir um objetivo maior. A sua prioridade do momento, criar um bloco de tempo e protegê-lo com todas as suas forças. Esse objetivo maior pode ser quebrado em atividades menores. Lembre-se que que não adianta mirar alto e se prender em um emaranhado de informações e atividades que serão realizadas sem a intenção necessária. Defina o objetivo claro e utilize o poder do foco para executar as atividades com excelência. As coisas podem começar menores e ir aumentando. O acúmulo de realizações excelentes tende a crescer de forma exponencial e entregar um resultado excepcional.
No livro A única coisa: o foco pode trazer resultados extraordinários para sua vida, os autores Gary W. Keller e Jay Papasan exemplificam o efeito exponencial de pequenas ações através do efeito dominó: imagine que um primeiro dominó consegue derrubar uma peça seguinte 50% maior do que seu tamanho. Derrube o primeiro dominó e devido a progressão geométrica o 18° dominó teria aproximadamente o tamanho da Torre de Pisa, o 23° seria maior que a Torre Eiffel. O 31° dominó seria mais alto que o Monte Everest e o 57° praticamente seria a distância entre a Terra e a Lua!
“O segredo de chegar na frente é começar. O segredo de começar é quebrar as tarefas esmagadoramente complexas, transformando-as em pequenas tarefas mensuráveis, e depois iniciar com a primeira” — Mark Twain
3) Definir a coisa mais importante do dia e executá-la
Quando você tem um objetivo maior você começa a fazer o que é mais IMPORTANTE e não o que é URGENTE. As urgências na maior parte das vezes são coisas mais chatas e menos importantes que são postergadas até o momento que se tornam PRIORIDADES. Mas o termo prioridade no plural é uma invenção. Não existem prioridades iguais. Existe o que é mais importante e o resto. Você faz o mais importante e depois passa a lidar com o restante.
Até um tempo atrás eu realmente gostava de fazer check-lists para controlar as “prioridades”. Ainda acho uma ferramenta útil para controlar as atividades que não podem ser esquecidas e tudo mais, porém eu havia me tornado um escravo do check-list e minha satisfação era ticar os itens executados independentemente da sua importância. Sentia até uma certa ansiedade e passava muito tempo revisitando aquela lista enorme.
Hoje acho mais válido a ideia de definir a coisa mais importante do dia e tentar executá-la na parte da manhã. Escolhi a primeira parte do dia, pois é quando minha energia, meu foco, minha concentração estão mais disponíveis.
Mesmo fazendo sua ação mais importante você ainda precisará resolver o restante, certo? Deixe para fazer depois da sua tarefa principal, aplicando técnicas de produtividade que mencionaremos mais à frente.
4) Aprender a dizer não e cortar distrações
Falar “não” é ousar. É quebrar um paradigma social enraizado. Todo mundo quer a sua atenção. Você precisa focar no essencial!
Em uma época com tanta informação precisamos ter a clareza que a maior parte será ruído. Se você pretende realizar as atividades com foco, você precisa reduzir a quantidade de coisas ao essencial. Isso significa a difícil arte de dizer “não” as diversas oportunidades que surgem, porém que não estão sintonizadas com seus objetivos. Isso deve ser feito de forma educada, porém incisiva. Quem não escolhe o que faz vive refém das escolhas dos outros.
No livro Essencialismo: A disciplinada busca por menos, o autor Greg McKeown diz que o essencialista analisa todas as opções e escolhe a que faz toda diferença. Ele sabe que se não é um “sim” com certeza é um “não” com certeza. Na dúvida devemos aguardar o “sim com certeza”.
Precisamos nos acostumar com a ideia que escolher algo é dizer não a todo o restante de opções. Acostumar-se com a ideia que muitas vezes perder é ganhar. O essencialista baseia sua abordagem em examinar todas as possibilidades, eliminar o que não é essencial e fazer o que é necessário concentrando-se em pequenas vitórias.
Imagine que nossa cabeça é como um guarda-roupas. Precisamos ter clareza sobre quando acrescentar um item que faça sentido e sempre que possível fazer uma arrumação e retirar itens não utilizados. Quando dizemos sim para tudo é como se a cada dia que você abrisse esse guarda-roupa pela manhã, mais peças surgissem sem você nem ao menos escolher. Um pesadelo!
Uma derivação do dizer “não” é aprender a se descomprometer com algo que não está dando certo. Como dissemos no artigo Entendendo como o cérebro processa informações para melhorar o processo de tomada de decisão (Parte 2 de 2), temos uma tendência em recusar a cortar perdas, seja um relacionamento ruim, uma profissão que não gostamos, um emprego que odiamos, um investimento que não está dando resultado. Simplesmente por não querer renunciar ao que já foi investido não admitimos a perda e, ao não fazer isso, corremos o risco de prosseguir afundando. Isso é chamado de teoria do custo afundado.
Já cortar distrações significa identificar as atividades realizadas no automático para satisfazer a ansiedade ou “preencher um bloco de tempo vago”. Acredito que redes sociais, canais de notícias, jogos, etc são úteis, desde que utilizados de forma consciente. Os hábitos transformam nossa vida em algo previsível e repetitivo, isso tem um lado bom, porém caímos em processos automáticos que muitas vezes mais atrapalham do que ajudam. Tente entender por que está buscando essas distrações e se possível crie pequenos blocos de tempo para estas atividades.
5) Criar momentos de descanso e reflexão
Reviver o passado e planejar o futuro durante a realização das nossas atividades é um dos principais fatores que dissipam o foco. Acabamos nem planejando corretamente e tão pouco vivendo o presente. Uma solução é definir blocos de tempo para se planejar. Crie espaço para pensar, fazer perguntas, rabiscar ideias. Sabendo que você terá esse tempo para se dedicar ao pensamento, o seu cérebro estará liberado para focar no presente.
Outro fator importante é o descanso para recuperarmos a nossa energia. Ele pode ser tanto físico – relaxar o corpo em uma caminhada, tomar banho, se alongar, dormir etc. – ou social e mental através de conexão com pessoas que gostamos, conversar coisas aleatórias e leves, apreciar a natureza, meditar etc.
No livro Foco: A atenção e seu papel fundamental para o sucesso, Daniel Goleman menciona que:
“Entre as outras funções positivas da divagação da mente, estão a geração de cenários para o futuro, a autoreflexão, a capacidade de se relacionar em um mundo social complexo, a incubação de ideias criativas, a flexibilidade do foco, a ponderação do que se está aprendendo, a organização das lembranças ou a mera meditação sobre a vida – e também a possibilidade de dar aos nossos circuitos de foco mais intensivo uma pausa revigorante.”
6) Utilizar algumas técnicas e ferramentas para impulsionar a produtividade
Rotina
A rotina é importante para liberar espaço mental para as coisas importantes. Ao contrário do que as pessoas normalmente pensam, ela é estimulante a criatividade, uma vez que tarefas automáticas permitem liberar o cérebro para trabalhar em atividades não rotineiras. A questão é automatizar as ações corretas.
Uma forma de criar rotinas é através da criação de blocos de tempo. Você define as ações principais do dia e define o tempo de execução. Como dissemos anteriormente o ideal é começar pequeno, talvez se dedicando 5 minutos a uma atividade diariamente. A ideia é estabelecer a rotina e não deixar os dias ruins atrapalharem, pois são eles que quebram um bom hábito. Lembre-se que bons dias levam a boas semanas, que levam a ótimos meses, que levam por excelentes anos e consequentemente uma vida excelente.
Rastreando atividades
Com a rotina estabelecida você pode ir aumentando gradativamente o tempo de execução de uma tarefa ou a dificuldade de execução. O ideal é buscar um ponto que a atividade te desafie dentro das suas habilidades, ou seja, seja possível de realizar com suas habilidades atuais, porém exige um esforço que não te deixa em uma zona de conforto. Esse ponto de concentração é chamado de Estado de FLOW, ou em português Estado de Fluxo, definido pelo psicólogo Mihaly Csikszentmihalyi. É o estado da mente humana quando equilibramos um grande desafio compatível com nossa habilidade para execução.
Veja o gráfico:
Se o desafio é alto e sua habilidade é baixa você ficará ansioso. Já se sua habilidade for alta e o desafio baixo você ficará em um estado de relaxamento. O ideal é equilibrar habilidade e desafio em níveis mais altos.
No estado de fluxo você tem uma concentração intensa, fica presente. Ser e fazer se tornam uma coisa só, você tem um senso de controle sobre a situação, há uma distorção na percepção do tempo e você se concentra na atividade em si e não no resultado final.
Aceite o caos
O universo e a natureza são regidos pelo caos, os seres humanos que têm a obsessão pelo controle e a ordem. O caos é o agente da transformação. Escolha sua prioridade, execute-a e resolva o restante depois. Aceite o caos.
Fique presente
Faça perguntas para se manter acordado – quando estamos dormindo, inconscientemente fazemos perguntas quando queremos descobrir se estamos no meio de um sonho -. Aumente sua consciência ao longo do dia. Perceba que muitos pensamentos o afastam de seus objetivos. Deixe um pouco de lado o que aconteceu no passado ou os planos e preocupações com relação ao futuro. Você está vivo AGORA.
Daniel Goleman coloca isso bem:
“O foco em nossa experiência no aqui e agora – como na tarefa em execução, na conversa que estamos tendo ou na construção do consenso numa reunião – demanda que desliguemos o “eu”, aquele fluxo de pensamento que gera o mosaico mental de coisas todas-sobre-mim irrelevantes ao que está acontecendo agora.”
“A atenção plena permite que bloqueemos o fluxo de pensamentos que poderia, de outra forma, nos levar a afundar na tristeza ao modificar nosso relacionamento com o próprio pensamento. Em vez de sermos arrebatados por esse fluxo, podemos fazer uma pausa e ver que são apenas pensamentos – e decidir se iremos ou não fazer algo a respeito deles.”
Comece a observar seus pensamentos. Toda vez que você começar um pensamento, não o siga. Em vez disso, observe que você começou a pensar. Quando você faz isso, seu cérebro não se empolga. Lembre-se que você terá seu bloco de tempo para pensar livremente.
Noção de tempo (Chronos e Kairos)
Existe a definição de tempo criada pelos Gregos antigos, que infelizmente poucos conseguem aplicar em sua vida. Retirei esse trecho do excelente site Hacklife:
[…] Sábios que eram, já entendiam há muito que o tempo não pode ser mensurado de uma maneira só. Tanto que tinham duas palavras para se referir a ele: chronos e kairos.
A concepção de chronos é bem simples e fácil de entender: é o tempo mensurado pelo relógio. É literalmente 3 horas da tarde quando são 3 horas da tarde, é saber que um filme de 120 minutos vai acabar as 22:00 se você começou assistir às 20:00. É o tempo do relógio, ditado e cronometrado apenas por ele, controlado pelo movimento dos ponteiros.
É muito fácil adotar e mensurar chronos, então nós utilizamos apenas ele. Nós conseguimos medir como o usamos para ter certeza de que tudo está certo e dentro do planejado.
Kairos é diferente: é a parte qualitativa do tempo. E, para ser qualitativo, precisa da sensibilidade, do toque humano.
Kairos é geralmente entendido como uma janela de oportunidade criada por circunstâncias, Deus, ou o destino. É geralmente o tempo ideal para atacar, pedir em casamento, ou de tomar qualquer ação. É também aquela liberdade de desligar o despertador no sábado e acordar a hora que for. É sair para almoçar com alguém e ficar horas conversando e parecer que foram minutos. É a eternidade dos 5 minutos finais de uma aula chata. É se perder na sensação de “flow” quando trabalhamos com prazer.
Chronos é prático: faça isso, não faça aquilo, crie sua lista, trabalhe das 9h as 17h e por ai vai….
Kairos é sensível e sabe o momento certo para você. Chronos apenas vê o relógio. Kairos entende que nosso melhor trabalho pode acontecer em 4 horas por dia. Chronos impõe que fiquemos 8 horas, mesmo não dando nosso melhor. Kairos entende que um projeto grande demore anos para ficar pronto da maneira como deve ser. Chronos não. Kairos entende contexto, chronos apenas quer as coisas acontecendo.
A ansiedade causada pela nossa perspectiva de tempo baseada em chronos é o menor dos nossos problemas. Chronos nos deixa presos e fracos como humanos.
Para chronos, Steve Jobs, Barack Obama, Elon Musk, todos tem as mesmas 24 horas em um dia que você. Já para kairos, isso não faz o menor sentido […]
Vida Equilibrada x Vida Balanceada
Existe uma ideia de vida equilibrada em que conseguimos manter todas as áreas de nossa vida em um nível alto, porém acredito mais na ideia de vida balanceada. Basicamente em uma vida equilibrada você manterá tudo em um nível médio, pois não terá foco o suficiente para fazer tudo bem feito. Já na vida balanceada você cria blocos de tempo para se dedicar totalmente ao que se dispôs a fazer. Vamos a alguns exemplos:
Exemplo 1) Enquanto você trabalha você não se distrai com pequenos problemas do dia a dia, não fica a todo momento checando redes sociais. No bloco de tempo para ficar com a família idem para as redes sociais e você não fica respondendo e-mails de trabalho.
Exemplo 2) Você faz períodos maiores de imersão em áreas específicas: enquanto você está focando em mudar de carreira você define as atividades relacionadas ao seu objetivo como item principal e deixa o restante em modo de manutenção. Por exemplo, ao invés de ir à academia 6 vezes na semana, você passa a ir 2.
Pausar antes de falar
Uma dica muito útil, fácil, mas difícil de ser implantada. Quantas vezes emitimos uma opinião ou aceitamos uma ideia sem parar, digamos, 3 segundos para pensar a respeito. Uma pausa e uma respiração profunda antes da fala só traz benefícios.
Multitarefa e Multifocal
Ser multitarefa não é tanto o problema: conseguimos fazer duas coisas ao mesmo tempo, porém não conseguimos ser multifocal. Saiba que se você fizer muitas coisas ao mesmo tempo, maiores são as chances de estragar mais coisas ao mesmo tempo.
O ideal é ser um camaleão e não um polvo.
Sabendo que o futuro é imprevisível crie margem de segurança
Quando você fica estressado porque as coisas não estão saindo como o planejado você desfoca. É aconselhável retirar os possíveis problemas através da consciência que imprevistos devem ser administrados através de uma margem de segurança. Seja um aumento de prazo intencional para fugir da falácia do planejamento ou iniciar muito antes do previsto um projeto que você ainda tem muito prazo para entregar, começando com pouco e já colocando a bola em jogo, isso estimula o progresso.
Corrigindo ou eliminando o que atrapalha o caminho
Além disso precisamos identificar qual é a única coisa que mais impacta na barreira da execução de determinadas ações. Às vezes precisaremos abrir mão ou talvez a adapta-la.
Talvez determinado setor na empresa está criando alguma burocracia ou não percebeu um ponto de melhoria que está prejudicando indiretamente ou diretamente todos os outros setores. Talvez seja apenas uma atividade em sua vida que está atrasando todo o restante.
Um exemplo citado por Greg McKeown, em Essencialismo: A disciplinada busca por menos, é da trilha de acompanhamento em que alguns garotos mais rápidos estavam criando uma distância muito grande para o último. Com isso prejudicava a coesão do grupo. Ao identificar o problema ele passou o garoto mais lento para frente, tirou suas bagagens e distribuiu ao restante do grupo e facilitou a sua locomoção, mantendo o grupo coeso.
Técnica do pomodoro
Em resumo: escolha uma tarefa, coloque no cronômetro 25 minutos e foque esse tempo exclusivamente em executá-la. Tire 5 minutos de descanso (faça algo descorrelacionado à tarefa anterior: alongue-se, tome água, vá ao banheiro, ouça uma música, o que preferir). Depois intercale com mais 25 minutos e 5 minutos de cada, até completar um ciclo de 4 repetições (25 minutos x 4 + 5 minutos x 4). Após o ciclo completo, faça um descanso de 15 minutos à 30 minutos.
A execução da tarefa não precisa necessariamente se dar em 25 minutos, experimente e descubra o tempo que melhor se adapte à sua tarefa e a você. Pode ser que 30 minutos sejam ideais, 15 minutos ou apenas 10 minutos. Você escolhe.
Aqui tem um vídeo sobre a técnica: Socratica.
Post-it
Uma das melhores ferramentas que adotei no trabalho. A ideia de capturar um pensamento é registrar no post-it é prático e alivia muita carga mental. Se você tiver um mural ou uma área em que mantém os post-its você ainda poderá criar um fluxo a sua maneira, como por exemplo uma coluna com ideias, uma com ideias em execução etc. Você cria o melhor formato.
Binaural Beats
Recentemente li um artigo do Tim Denning, no Medium, e resolvi testar focando em uma atividade principal mantendo Binaural Beats de fundo. Ainda não tenho uma conclusão, mas senti uma redução do ruído externo e consegui me concentrar melhor na atividade.
CONCLUSÃO:
Portanto foco é definir o que precisa ser feito e fazer. Com a intenção em mente e a prioridade definida, a produtividade irá emergir:
. . .
Caso queira falar sobre o artigo você pode utilizar a caixa de comentários mais abaixo. Para trocar ideia sobre algum outro assunto envie um email para contato@soodgi.com
Para receber um aviso por email de novos conteúdos assine a nossa Newsletter.
Referências:
Livro: A única coisa: o foco pode trazer resultados extraordinários para sua vida
Livro: Foco: A atenção e seu papel fundamental para o sucesso
Livro: Essencialismo: A disciplinada busca por menos
Post sobre Tempo Chronos e Kairos do site Hacklife
Imagem de capa: